Українське ділове мовлення
Тема: Службові листи та їх стиль. Початкові та завершальні речення листів.
Типові мовні звороти та фрази.
Службові листи — це узагальнена назва великої групи управлінських документів, які є основним засобом обміну інформацією юридичних осіб між собою, а також із громадянами.
Листи складають з усіх питань управлінської діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та інших юридичних осіб (далі—організація). Листи мають різне призначення, а тому існує багато їхніх різновидів.
Класифікувати листи можна за такими ознаками:
•авторство;
•сфера взаємовідносин;
•ієрархія управління;
•місце в документообігу організації;
•зміст і призначення;
•тематика;
•складність змісту;
•спосіб передавання інформації тощо.
За авторством листи бувають
Службовими й приватними.
Службові листи складають від імені організації, структурного підрозділу або посадової особи.
Приватні листи надходять від громадян із запитами про видачу довідок різного характеру, наприклад, з метою підтвердження фактів навчання, трудового стажу, архівних довідок, копій чи витягів з документів організації, а також зі зверненнями (пропозиціями, заявами,скаргами) щодо суттєвих змін у роботі організацій чи усунення серйозних недоліків та зловживань.
Класифікація службових листів
За місцем у документообігу листи класифікують на:
•вхідні (надходять до організації);
•вихідні (надсилає організація);
•внутрішні (слугують засобом обміну інформацією між територіально віддаленими структурними підрозділами однієї організації).
За призначенням листи можна поділити на ініціативні та листи- відповіді. Зауважимо, що деякі ініціативні листи не потребують письмової відповіді, хоча, на нашу думку, адресантові варто відповісти, хай навіть усно, що його лист отримано. До тих, які все ж таки обов’язково вимагають її, належать
Лист-прохання,
Лист-вимога, лист-запит тощо.
За змістом розрізняють інформаційні (які, до речі, мають численні різновиди),
супровідні, гарантійні листи..
Тематика службових листів різноманітна. Так, за темою листи бувають організаційно-розпорядчими, планово-звітними, виробничими, фінансовими, торговельними,
кадровими, адмі-ністративно-господарськими, інформаційними, з оперативних
За складністю змісту листи класифікують на прості та складні. Простими є листи, зміст яких стосується вирішення одного питання. У такому разі текст зазвичай складається
з одного чи двох речень. Складні — це багатоаспектні листи.Їхній зміст передбачає вирішення кількох питань.
За способом передавання інформації листи поділяють на такі, що надсилають:
•традиційним способом за допомогою послуг поштового зв’язку;
•кур’єрською доставкою;
•каналами факсимільного зв’язку;
електронною поштою.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ ЗА ПРИЗНАЧЕННЯМ
Ініціативний лист
Ініціативним уважають службовий лист, який спонукає адресата дати відповідь адресантові. Тематика цих листів не обмежена. Зокрема, різновидами ініціативного листа є лист-прохання, лист-вимога, лист-запит, лист-пропозиція тощо.
Лист;прохання — це ініціативний лист, метою якого є одержання у відповідь інформації щодо товарів, послуг, взаємовигідних відносин, необхідних організації автору листа, відгуків та рецензій на проекти нормативних документів. Власне, приводом для складання листапрохання може бути будьяка управлінська ситуація.
Зразок
Просимо Вас забронювати одномісний номер економкласу на ім’я Рибальського Сергія Володимировича з 05 по 10 січня 2021 року (п’ять ночей).
Оплату клієнт здійснюватиме самостійно кредитною карткою Visa («Гравель-Банк») No 1111 2222 3333 4444.
Будемо вдячні за письмове підтвердження бронювання.
Найчастіше текст такого листа складається з двох частин —вступної та основної. Перша частина містить обґрунтування прохання, друга — його безпосередній виклад. Між тим обґрунтування може бути відсутнє, якщо воно є очевидним або коли задоволення подібних прохань є обов’язковою функцією організації адресата.
Бажано в тексті одного листа формулювати не більше одного прохання. Початковими фразами листів - прохань можуть бути такі:
Звертаємося з проханням...
Просимо надіслати нам...
Будь ласка, повідомте про...
Лист;вимога — це ініціативний лист, метою якого є примушення адресата до виконання зобов’язань у разі серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безре#
зультативності неодноразових усних нагадувань або ігнорування листів#нагадувань:
Зразок
Згідно з договором поставки від 26 серпня 2014 року No 34/56, Ваше підприємство взяло на себе зобов’язання щодо розвантаження вагонів з вугіллям, що надходить заліз#
ницею, та його доставки на нашу адресу. Утім у жовтні–листопаді 2014 року було затримано розвантаження 25 вагонів, унаслідок чого виникла загроза зупинки ТЕЦ.
Вимагаємо терміново забезпечити розвантаження вагонів з вугіллям та його доставку. В іншому разі, відповідно до пункту 5.3 договору, Вам будуть пред’явлені штрафні
санкції в розмірі 0,01% за кожний день затримки.
ТИПОВІ ВИСЛОВИ ТА ФРАЗИ ПРОХАННЯ
Просимо повідомити... |
||||||||||||||||||||||||||||
Будь ласка, повідомте нам про (коли, як, що)... |
||||||||||||||||||||||||||||
Просимо при нагоді надіслати нам... |
||||||||||||||||||||||||||||
Якщо зможете, будь ласка, дайте нам інформацію про... |
||||||||||||||||||||||||||||
Будьте ласкаві терміново надіслати нам усі необхідні документи
ТИПОВІ ФРАЗИ ЛИСТА – НАГАДУВАННЯ Я вже кілька разів письмово звертався до Вас з проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але так і не отримав відповіді
|