Ділове українське мовлення
09.12.2020р. Ділове українське мовлення. Гр.№ 2 (Уроки №19-20)
1.Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”.
Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як відомо...”, “Прошу...”.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.
Реквізити службового листа:
* дата (проставляють у день підписання);
* індекс (проставляють у день підписання);
* посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
* гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
* адресат; резолюція; заголовок до тексту;
* позначка про контроль; текст;
* позначка про наявність додатка; підпис;
* гриф погодження; візи; відбиток печатки;
* прізвище виконавця та номер його телефону;
* позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій;
* позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
2. Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.
Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.
Всю кореспонденцію можна поділити на:
Формальні листи - підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.
Неформальні листи - складаються після офіційного знайомства, після встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня (наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічному менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення ділових питань, обміну інформацією.
Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною.
Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний/а (ім'я та батькові)!
Шановний/а пане (пані)... !
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
Високошановний пане...
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.
Високопоставлений пане Міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний вчителю!
Високоповажний пане ректоре!
Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.
Лист - нагадування може мати такий вигляд:
Шановний Ігоре Вікторовичу
Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намагаючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом останнього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити рахунки за договором № 26 від 15.09.2004 р. На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг відповідно до пункту 5.2 цього договору зростає.
Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір розірвати укладений з Вами договір за № 89 від 10.2004 р. і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.
У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.
З повагою (підпис)
Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.
Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однакк фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача.
Повторити творення чоловічих і жіночих імен по батькові.
Творення і правопис імен по батькові
|
Чоловічі імена по батькові |
Жіночі імена по батькові |
|
Чоловічі імена по батькові творяться додаванням до основ власних імен суфікса -ович: Михайло — Михайлович, Василь — Васильович, Юрій — Юрійович, Георгій — Георгійович, Ігор — Ігорьович* (Згідно з попереднім правописом Ігорович). |
Жіночі імена по батькові творяться додаванням до основ власних імен суфікса -івн(а): Михайло — Михайлівна, Юрій — Юріївна (Юрій+івна), Георгій — Георгіївна, Ілля — Іллівна, Кузьма — Кузьмівна. |
|
Кілька чоловічих імен по батькові творяться за допомогою суфікса -ич: Лука — Лукич (і Лукович), Сава — Савич (і Савович), Кузьма — Кузьмич (і Кузьмович), Хома — Хомич (і Хомович), Яків — Якович, Ілля — Ілліч. |
|
|
Як виняток, в імені Григорій при творенні імені по батькові відпадає ій — Григорович, а до основи імені Микола додаємо ай — Миколайович (і рідко — Миколович). |
З відхиленням від цього правила творяться лише такі імена по батькові: Яків — Яківна, Григорій — Григорівна, Микола — Миколаївна (і рідко — Миколівна). |
|
Чоловічі імена по батькові відмінюються як іменники ІІ відміни* мішаної групи** (їх основа закінчується на шиплячий ч (суфікс -ович). |
Відмінюються жіночі імена по батькові як іменники І відміни* твердої групи** (як, скажімо, ім’я Ганна): |
Увага! При написанні імені в офіційних документах слід використовувати той варіант, який зафіксований у паспорті людини, оскільки це тягне за собою юридичні наслідки.
