Українське ділове мовлення

Дата: 25.11.2020 14:00

Кількість переглядів: 380

25.11.20. Українське ділове мовлення Гр.№2 (Уроки №№ 11- 12 )

Адресування документа

Перед тим як адресувати будь-який службовий документ, особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитись з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.

Реквізит

Зазначений реквізит містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадовим особам, просто громадянам.

Максимально реквізит "адресат" може складатись з таких елементів:

o назва організації - адресата (у називному відмінку);
o назва структурного підрозділу;
o назва посади одержувача;
o прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача;
o поштова адреса.

Кожен елемент реквізиту "адресат" - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друкується з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо) розміром шрифту 14 друкарських пунктів на відстані 92 мм від межі лівого берега.

Скільки   чоловік   щонайменше   можуть   брати   участь   в   листуванні?
Це—адресат   і    адресант. Звернімось   по   допомогу   до   «Тлумачного   словника»   і   з’ясуємо    значення   цих   слів   іншомовного    походження    та   запишемо    в    зошит .
Адресат—той ,   кому   призначено    лист .
Адресант—той ,   хто   надсилає   лист .

Доповідна записка: види, зразок

Доповідна записка – це важливий документ внутрішньої комунікації, без нього не обходиться жодне впливове установа. Відмінність її від службової записки в тому, що вона має ієрархічну спрямованість, тобто завжди надходить від підлеглого до вищестоящого керівництва.

Записка виступає документом інформаційного характеру, яку пишуть з метою вчасно поінформувати начальство вищої інстанції або іншого структурного відділу про події, що впливають на стійкість системи менеджменту на підприємстві.

Доповідна має юридичну силу, тому що її мета не тільки проінформувати керівництво організації, а й спонукати до виносу певного рішення по озвученої ситуації.

Складається документ за особистою ініціативою співробітника або ж на вимогу керівника. У документі повинна бути чітко описана виникла проблема, а так як він має юридичну силу, то в ньому мають бути відсутні орфографічні і юридичні помилки.

У документі не тільки докладно викладається пригода, а й пишеться висновок з приведенням варіантів врегулювання ситуації. Після цього керівник зобов’язаний вивчити документ і накласти свою резолюцію.

Таким чином, доповідна записка – це елемент зворотного зв’язку між керівником і підлеглим.

Основні цілі, переслідувані при формуванні Основних напрямів:

Підвищити ефективність особистої працездатності. Коли працівникові щось заважає, і він пропонує шляхи вирішення цієї проблеми.
Виправити ситуацію. Коли працівникові відомі певні факти, які не стосуються його особисто, але, на його думку, заважають стабільної та ефективної роботи. Пишеться доповідна керівництву, щоб ситуація була вирішена найближчим часом.
Зняти з себе відповідальність. Якщо працівник доніс якусь інформацію до вищих осіб і хоче зняти з себе відповідальність за виправлення події. Після цього претензій до упорядника бути не повинно.
Захиститися, коли порушуються права. Тут записка виступає спробою мирного врегулювання інциденту.

Види доповідних записок

Вони бувають двох типів:

Внутрішня – пишеться за бажанням працівника або його начальника з метою збільшити ефективність роботи фірми. Підпис тут ставить автор. Раз документ вважається внутрішнім, то, оформлення здійснюють на папері формату А4.
Зовнішня – направляється до вищих інстанцій. Такий тип підписує тільки керівник компанії, а друкується він на фірмовому бланку.

В обох випадках дата ставиться в день написання і підписання.

За змістом записки поділяють на:

Інформаційні – як правило, складаються регулярно, вони детально інформують про способи та особливості проведення роботи. Також з їх допомогою можна донести до керівництва ідеї щодо поліпшення робочого процесу.
Звітні – повідомляють про підсумки виконаного розпорядження в конкретний період. Складають їх, як правило, працівники найнижчої ланки.
Ініціативні – ті, де працівник пропонує начальству винести певне рішення в зв’язку з конкретними подіями – порушеннями, простоями і т. Д.

Нерідко серед доповідних доводиться писати начальству «репресивні» записки, на співробітників хамів і ледарів. Складати їх слід особливо уважно, тому що навіть найменший недолік здатний привести до неприємностей в подальшому.

Порушення дисципліни, є приводом для фінансового стягнення, тільки для цього в документі повинні бути наведені вагомі аргументи. Неправильно сформульований документ можна подати в суд, поскаржившись на те, що начальство зловмисно ущемляє права фахівця.

Тому важливо знати, як написати доповідну записку правильно.

Структура документа

Доповідна записка включає два або три смислових розділу:

Фактична частина, де констатують причини інциденту спонукали для її формування з докладним викладом супроводжували обставин.
Аналітична – представляє аналіз ситуації з потенційними наслідками події і різними варіантами вирішення цієї проблеми.
Заключна частина, де доповідач описує свою думку, наводить переконливі доводи і рекомендує прийняти якісь конкретні дії для розв’язання інциденту. А після керівник сам вирішує, які санкції зробити. Так як у начальства немає часу на розгляди, то частіше за все воно, погоджується з пропозиціями автора не вникаючи в подробиці.

Доповідна записка має містити в собі:

- Назву структурного підрозділу, звідки надійшов документ до керівництва. Це перше з чого починається написання цього листа. Цю інформацію потрібно розмістити в лівому куті листа.
- Адресат (відомості про посаду,установу, ПІБ,) Це пишеться з правого боку доповідної записки.
- Назва документа.
- Дата
- Вихідний номер записки
- Заголовок, якщо він потрібний
- Текст доповідної записки
- Посада адресанта
- Підпис, ПІБ, дата, підпис.

Скласти доповідну має право кожен, кому випала в цьому необхідність, важливо тільки знати, як скласти правильно документ, щоб ваші подальші дії не вийшли за рамки закону. Це стосується як звичайних робітників, так і відділу кадрів в будь-який бухгалтерії. Документ – це як вагоме підтвердження дій, в тому що вони були здійснені обґрунтовано.

Доручення

Доручення– це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі
від її імені здійснювати якісь дії (одержання грошей чи матеріальних цінностей тощо).

Доручення буває особисте і службове.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення найчастіше складаються на одержання грошей.

Особисті доручення засвідчує нотаріус або уповноважена особа установи, організації чи
підприємства, де він навчається або працює, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або уповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

У разі виконання дій, зазначених у дорученні, пред’явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення обов’язкове.Виправлення в дорученнях категорично
забороняються.

Текст пишеться довільно.

Обов'язковими є такі реквізити:

Назва виду документа (Доручення).

Текст доручення, де вказується прізвище, ім'я та по батькові довірителя, а також особи, якій видається доручення; вказівка реквізитів документа, який посвідчує особу (як правило, паспорт); зміст дій; назва установи, де виконуються операції, термін, до якого доручення є дійсним.

Дата написання документа (зазначена словесно-цифровим способом).

Засвідчення підпису і дата засвідчення.
Печатка.

Офіційне доручення складається у випадку, коли право вчинення якихось дій передається від установи іншій установі або особі.

Домашнє завдання:

Законспектувати основне.
Повторити ступені порівняння прикметників.
Утворіть вищий та найвищий ступені порівняння прикметників (обидві форми)

свіжий,

холодний,

гарячий,

лагідний,

добрий,

кислий,

гіркий,

солодкий,

солоний,

пасивний,

активний,

гарний,

високий,

низький.

Матеріал для повторення

Ступені порівняння мають лише якісні прикметники.

Прикметник називає ознаку предмета (новий, зелений, вербовий, сестрин) і відповідає на питання який? яка? яке? які? чий? чия? чиє? чиї?

За значенням прикметники поділяють на якісні, відносні та присвійні.

Якісні — називають ознаку предмета, яка може проявлятися в більшій або меншій мірі (мають ступені порівняння, відповідають на запитання який? яка? які? яке?): зелений — зеленіший; високий — вищий, дуже високий; теплий — тепліший, трохи теплий;

Відносні — вказують на відношення до іншого предмета, обставини, дії (утворюються від іменників, рідко — від дієслів та прислівників, відповідають на запитання який? яка? які? яке?): дерев’яний — з дерева, книжковий — для книжок, вчорашній — який стався вчора, розділовий — який розділяє;

Присвійні — вказують на належність предмета якійсь особі або тварині (утворюються від назв осіб, рідко — від назв тварин, відповідають на запитання чий? чия? чиє? чиї?): батьків, зятева, сестрин, лисячий.

Ступені порівняння

Вищий ступінь порівняння означає, що в одному предметі є більше певної якості, ніж в іншому подібному: Дніпро довший за Буг.

Найвищий ступінь порівняння означає, що в одному предметі є найбільше певної якості порівняно з усіма іншими подібними: Київ — найдавніше місто в Україні.

СТУПЕНІ ПОРІВНЯННЯ ПРИКМЕТНИКІВ

ПРОСТА ФОРМА

суфікси –ІШ-, -Ш-

СКЛАДЕНА ФОРМА

слова БІЛЬШ МЕНШ

ПРОСТА ФОРМА

префікс

НАЙ-(ЯК-, ЩО-)

СКЛАДЕНА ФОРМА

слова НАЙБІЛЬШ

до форми вищого ступеня

смачніший

більш, менш смачний

найсмачніший

найбільш смачний

Від деяких прикметників форми вищого ступеня порівняння можна утворити за допомогою двох суфіксів - -Ш- або –ІШ-: тихий – тихіший і тихший.

Найвищий ступінь прикметників можна також утворювати додаванням до вищого ступеня слів:

ЗА ВСІХ, НАД УСЕ: сильніший за всіх, дорожчий над усе.

Прикметники з префіксом ПРЕ- та суфіксами –УЩ-, -ЮЩ-, -АНН-, -ЯНН-, -ЕНН-, -ЕЗН- ступенів порівняння не мають: предобрий, значущий, нездоланний, височенний, довжелезний.

У мовленні краще користуватися простими формами ступенів порівняння.

Деякі прикметники утворюють вищий ступінь порівняння від прикметників з іншим коренем: великий – більший, гарний – кращий.

Для підсилення значення найвищого ступеня порівняння прикметників додають префікси ЯК-, ЩО-: щонайсмачніший.

Слово САМИЙ з прикметниками ніколи не вживається. Його завжди заступає префікс НАЙ-.

За творення вищого ступеня порівняння відбувається ЧЕРГУВАННЯ: