інформатіка

Дата: 17.12.2023 18:22

Кількість переглядів: 41

18.12.2023

ІНФОРМАТИКА

ГРУПА 2 (Урок 19-20)

Тема: Стандарти та уніфіковані системи документації.

Завдання для дистанційного навчання

Скласти конспект за допомогою матеріалу, який наданий нижче

Уніфікована форма документа — сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, вирішуваних у певній галузі діяльності, і розміщених за певними правилами на носії інформації

Система документації — сукупність взаємозв’язаних документів, використовуваних у певній сфері діяльності

Уніфікована система документації — створена за єдиними правилами та вимогами система документації, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Головною метою уніфікації службових документів є створення єдиної системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складання текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.

Впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, зокрема з позицій інформаційного менеджменту.

Уніфікація процесів створення службового документа складається з трьох головних напрямів: уніфікації складення текстів, уніфікації оформлення документів, уніфікації виготовлення документів.

Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням уніфікованої форми документа (УФД) та створенням уніфікованої системи документації (УСД).

Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функційного призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.

В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД нині регламентують два державні стандарти:

ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення"

ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови".

Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовано в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюють організацію розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державну реєстрацію УФД, видання та оприлюднення бланків форм документів (або зразки формулярів чи приклади оформлення документів), порядок розроблення форм документів підприємств та галузевих УФД, порядок внесення до них змін та їх скасування.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме - розробленням та впровадженням державних (національних чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимога до створення документів, тобто складання їхніх текстів та оформлення.

Нині в Україні уніфікацію документації здійснюють переважно не за рахунок упровадження державних стандартів, а шляхом видання затверджених наказами відповідними державними органами переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання, а також організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України, і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в "Офіційному віснику України".

Зазначене дає змогу підвищити статус уніфікації, оскільки відповідно до Закону України "Про стандартизацію" державні (національні) стандарти переважно мають рекомендаційний характер.

Уніфікація форматів паперу.

Щодо характеристик носія інформації, то, якщо не зважати на вимоги стандартів та інших нормативних документів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.

Усі формати паперу поділяються на три ряди - А, В, С.

Ряд А-основний;

В і С - додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряду свою чергу поділяється на класи за розміром формату. У ряді А наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах.

Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний можна одержати шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки.

В документаційному забезпеченні управління найширше застосовуються формати А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Загальні вимоги до виготовлення бланків документів сформульовано в ДСТУ 3844-99 (тут їх названо бланками уніфікованих форм), і цей матеріал є продовженням вимог до побудови уніфікованих форм документів (УФД).

Уніфікація бланків документів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Бланки службових документів виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриманням ряду правил.

Виготовлення бланків конкретних видів документів друкарським способом виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати".

Окрім вищезазначених форматів А4 та А5 дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105х 148 мм) -для написання резолюцій.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються реквізити заголовка (1 -10) та реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту), та 20 (відмітка про контроль). Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 з кутовим і поздовжнім розташуванням заголовка подано в додатках 1.2 та 1.3.

Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхідних для виготовлення бланку залежить від його виду:

o бланк листа
o загальний бланк для виготовлення будь-якого документа
o бланк конкретного виду документа

Загальний бланк документа максимально може включати реквізити заголовка (крім реквізитів 5,9 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5, 11, 12, 19, 20. На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" розміщується "Назва посади".

Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) доповнюється реквізитом 5 (код фірми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа). Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа може не вказувати, наприклад, Київський автомобільно-дорожній інститут або Переяславська міська державна адміністрація.

Бланк листа.

Зазначений бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).

Облік бланків документів встановлюється безпосередньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допомогою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотного боку бланку.